دليل الاستخدام
إزاي تعمل فاتورة مبيعات في باشكاتب
من اختيار العميل لحد اعتماد الفاتورة ونزول المخزون — كل خطوة وكل خانة، وإيه اللي النظام بيعمله لوحده بعد ما تحفظ.
إزاي أعمل فاتورة مبيعات في باشكاتب؟
من شاشة المعاملات ← فواتير المبيعات اضغط إضافة فاتورة مبيعات، اختار العميل والمخزن، ضيف الأصناف بالكمية والسعر، وحدد الحالة. لو سيبتها مسودة مش هيحصل أي حاجة للمخزون. لما تخليها مُعتمَد، باشكاتب بينزّل الكمية من المخزن ويعمل قيد اليومية ويحدّث رصيد العميل — كله في خطوة واحدة.
القاعدة الوحيدة اللي لازم تعرفها الأول
دي أهم حاجة في الشاشة دي كلها:
المسودة مابتعملش حاجة. الاعتماد هو اللي بيعمل كل حاجة.
طول ما الفاتورة مسودة:
- المخزون مانزلش.
- مفيش قيد يومية اتعمل.
- رصيد العميل ماتغيرش.
- التقارير المالية والمخزنية مابتشوفهاش.
أول ما الحالة تتحول لـ مُعتمَد — سواء اخترتها من أول ما بتنشئ الفاتورة، أو عدّلتها بعدين، أو ضغطت زرار اعتماد — النظام بيعمل كل ده مرة واحدة وفي نفس اللحظة.
ده معناه إنك ممكن تجهّز فواتير طول اليوم كمسودات من غير ما تلخبط مخزونك، وتعتمدها لما تتأكد.
مكانها فين
المعاملات ← فواتير المبيعات — أو /dashboard/sales-invoices على طول.
محتاج صلاحية sales_invoices:view عشان تشوف الشاشة، وsales_invoices:add عشان تعمل فاتورة جديدة، وsales_invoices:submit عشان تعتمدها.
الخطوات بالترتيب
1. افتح الفورم
اضغط إضافة فاتورة مبيعات. هيفتحلك فورم عريض فيه جزء علوي للبيانات الأساسية، وجدول للأصناف، وجزء سفلي للإجماليات.
2. اختار العميل
خانة العميل إجبارية. اكتب أول حروف من الاسم وهي هتدوّرلك.
أول ما تختار عميل، بيظهر تحتها كارت صغير فيه بياناته: التليفون الأساسي، العنوان، الرقم الضريبي، حد الائتمان، الرصيد الحالي، والمتاح من الائتمان.
المتاح من الائتمان ده = حد الائتمان − الرصيد الحالي. لو حد الائتمان مسجّل بصفر، هيكتبلك غير محدود. راجع الرقم ده قبل ما تكمل، لأنه هو اللي هيحدد لو الاعتماد هينجح ولا لأ.
3. اختار المخزن
خانة المخزن هي اللي بتحدد الأصناف اللي هتظهرلك وأرصدتها. لو ماخترتش حاجة، النظام بياخد المخزن الافتراضي بتاع الشركة.
لو غيّرت المخزن بعد ما ضفت أصناف، أي كمية أكبر من الرصيد المتاح في المخزن الجديد هتترجع لحدها المسموح تلقائيًا.
4. البيانات الاختيارية
| الخانة | إجبارية؟ | بتعمل إيه |
|---|---|---|
| شركة الشحن | لأ | بتسجّل مين اللي هيوصّل الأوردر، وبتظهر في تقرير أوردرات الشحن |
| مصدر العميل | لأ | العميل ده جالك منين (فيسبوك، توصية…) — ده اللي بيغذّي تقارير مصادر العملاء وتحويل العملاء |
| فاتورة إرجاع | لأ | مفتاح بيحوّل الفاتورة لمرتجع. متاح بس وقت الإنشاء |
فاتورة الإرجاع لها صفحة لوحدها — الطريقة الصح إنك تفتح الفاتورة الأصلية وتضغط إنشاء فاتورة إرجاع، عشان النظام يربط المرتجع بالأصل ويحسبلك الكميات القابلة للإرجاع.
5. ضيف الأصناف
اضغط إضافة صنف لكل سطر. في آخر سطر تقدر تدوس Enter عشان يفتحلك سطر جديد على طول.
| العمود | تقدر تعدله؟ | التفاصيل |
|---|---|---|
| اسم الصنف | ✅ إجباري | قايمة بحث مربوطة بالمخزن اللي اخترته |
| المخزون الحالي | ❌ للعرض | رصيد الصنف في المخزن ده |
| الكمية | ✅ إجباري | أقلها 0.01، وأقصاها الرصيد المتاح. لو كتبت أكتر، هترجع لحد الرصيد وهيجيلك تنبيه |
| السعر | ✅ | سعر بيع الصنف بيتحط تلقائي وتقدر تغيّره |
| الخصم % | ✅ | من 0 لـ 100 — بيحسب مبلغ الخصم |
| الخصم | ✅ | تقدر تكتب المبلغ مباشرة وهو يحسب النسبة |
| نسبة الضريبة % | ✅ | بتتاخد من إعداد الصنف نفسه |
| مبلغ الضريبة | ❌ محسوب | (الكمية × السعر − الخصم) × نسبة الضريبة ÷ 100 |
| إجمالي السطر | ❌ محسوب | المجموع بعد الخصم زائد الضريبة |
مينفعش تضيف نفس الصنف في سطرين. لو محتاج كمية أكبر، زوّد الكمية في السطر الموجود.
6. راجع الإجماليات
في الجزء السفلي:
- المجموع الفرعي — مجموع (الكمية × السعر) لكل السطور، قبل أي خصم أو ضريبة.
- الخصم % — الخانة دي بتطبّق نفس النسبة على كل سطور الفاتورة مرة واحدة. مفيدة لما تدي العميل خصم عام.
- الخصم — مجموع الخصومات، للعرض بس.
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة — مجموع الضريبة، للعرض بس.
- المبلغ الإجمالي — اللي العميل مدين بيه.
- المبلغ المدفوع — اكتب هنا اللي العميل دفعه دلوقتي. سيبها صفر لو هيدفع بعدين.
- المبلغ المتبقي — بيتحدث لحظيًا، وبيظهر بالأحمر لو فيه مستحق.
- ملاحظات — أي كلام إضافي على الفاتورة.
7. حدد الحالة واحفظ
خانة الحالة فيها اختيارين:
- مسودة — سجّل الفاتورة من غير أي أثر.
- مُعتمَد — نفّذ كل حاجة دلوقتي.
إيه اللي بيحصل بالظبط لما تعتمد
في نفس اللحظة، وكله في معاملة واحدة (يعني يا يتم كله يا ميتمش حاجة):
- فحص حد الائتمان. النظام بيقفل صف العميل ويتأكد إن رصيده الحالي زائد المتبقي في الفاتورة مايتعداش حد الائتمان. لو تعدّاه، الاعتماد بيتوقف وبيجيلك رسالة فيها الأرقام. (حد الائتمان بصفر = غير محدود. وفواتير الإرجاع مستثناة من الفحص ده لأنها بتقلل المديونية.)
- رصيد العميل بيتحدّث. المتبقي بيتضاف على الرصيد الحالي للعميل.
- المخزون بينزل. لكل صنف، الكمية بتتخصم من رصيد الصنف في المخزن ومن إجمالي مخزون الصنف، وبيتسجل سطر في دفتر المخزون فيه الرصيد بعد الحركة. الأصناف اللي متظبطة على إنها مش بتتابع مخزون بتعدّي من غير ما يحصلها حاجة.
- قيد اليومية بيتعمل. مدين للعملاء (المدينون) بالإجمالي، ودائن للمبيعات بالمجموع الفرعي، وضريبة المخرجات لو فيه ضريبة.
- رقم الفاتورة بيتثبّت بالشكل
SINV-{كود الشركة}-{السنة}-{مسلسل}.
ملاحظة محاسبية مهمة: فاتورة المبيعات مابتعملش قيد لتكلفة البضاعة المباعة. يعني هامش الربح مش هيبان لك من قيود المبيعات لوحدها. التكلفة بتتحدّث في متوسط تكلفة الصنف وقت اعتماد فواتير الشراء، مش وقت البيع.
لو شجرة الحسابات عندك ناقصة (مثلاً مفيش حساب مدينون أو مبيعات)، الفاتورة هتتحفظ والمخزون هينزل عادي، بس قيد اليومية مش هيتعمل. راجع شجرة الحسابات قبل ما تبدأ شغل حقيقي.
الاعتماد لا رجعة فيه
قبل ما تأكد، النظام بيسألك تأكيد وبيقولك بالنص إن الإجراء ده مش هينفع تتراجع عنه. مفيش زرار "إلغاء اعتماد".
لو غلطت في فاتورة معتمدة، الحل الصح هو فاتورة إرجاع مربوطة بالفاتورة الأصلية — النظام بيتتبع الكميات المرتجعة ومابيسمحش ترجّع أكتر من اللي اتباع.
مشاكل شائعة
| المشكلة | السبب | الحل |
|---|---|---|
| الفاتورة اتحفظت بس المخزون زي ما هو | الحالة لسه مسودة | افتح الفاتورة واضغط اعتماد |
| النظام رافض الاعتماد ويقول تجاوز حد الائتمان | رصيد العميل + المتبقي > حد الائتمان | حصّل من العميل، أو زوّد حد الائتمان من شاشة العملاء |
| مش لاقي الصنف في القايمة | الصنف مالوش رصيد في المخزن اللي اخترته، أو موقوف | غيّر المخزن، أو اعمل تسوية مخزون، أو فعّل الصنف |
| الكمية بترجع لرقم أقل لوحدها | طلبت أكتر من الرصيد المتاح في المخزن | زوّد الرصيد بفاتورة شراء أو تسوية مخزون |
| الفاتورة اتعتمدت بس مفيش قيد يومية | شجرة الحسابات ناقصة | راجع الحسابات ← شجرة الحسابات |
الأسئلة الشائعة
ليه المخزون مانزلش بعد ما عملت الفاتورة؟
لأن الفاتورة لسه مسودة. المسودة مابتحركش مخزون ولا بتعمل قيود محاسبية خالص. المخزون بينزل في اللحظة اللي حالة الفاتورة بتتحول فيها لـ مُعتمَد، سواء اخترتها من أول مرة أو ضغطت اعتماد بعدين.
إيه الفرق بين مسودة ومُعتمَد؟
مسودة يعني الفاتورة متسجلة بس مالهاش أي أثر: لا مخزون ولا قيود ولا رصيد العميل. مُعتمَد يعني النظام نزّل الكمية من المخزن، وسجّل حركة في دفتر المخزون، وعمل قيد اليومية، وزوّد رصيد العميل بالمبلغ المتبقي.
ليه النظام رافض يعتمد الفاتورة وبيقول تجاوز حد الائتمان؟
لأن رصيد العميل الحالي زائد المتبقي في الفاتورة دي بقى أكبر من حد الائتمان المسجّل عنده. إما تحصّل منه جزء من المستحق، أو تزوّد حد الائتمان من شاشة العملاء. حد الائتمان بصفر معناه ائتمان غير محدود.
أقدر أعدل فاتورة بعد ما اعتمدتها؟
الاعتماد إجراء لا رجعة فيه — النظام نفسه بيحذرك من ده قبل ما تأكد. لو محتاج تلغي أثر الفاتورة، اعمل فاتورة إرجاع مربوطة بيها بدل ما تحاول تعدلها.
هل ينفع أضيف نفس الصنف مرتين في نفس الفاتورة؟
لأ. النظام بيرفض تكرار نفس الصنف في فاتورة واحدة. لو عايز كمية أكبر، زوّد الكمية في السطر الموجود بدل ما تضيف سطر تاني.
روابط مرتبطة
جرّب باشكاتب على بياناتك الحقيقية
ابدأ التجربة المجانية أو شاهد الصفحة المناسبة لمرحلة مشروعك، ثم طبّق ما قرأته على الفواتير والمخزون والتقارير داخل النظام.