مخزون المتجر الإلكتروني: إزاي بيشتغل وإزاي تظبطه

إزاي مخزون المتجر الإلكتروني بيشتغل في باشكاتب؟

متجرك الإلكتروني بيقرا الرصيد من مخزن واحد بس: مخزن اسمه Online Store Warehouse بكود ONLINE، باشكاتب بيعمله لوحده أول ما تجهّز المتجر. أي بضاعة مش موجودة في المخزن ده، المتجر هيعتبرها نفد المخزون حتى لو عندك منها آلاف القطع في مخزنك الرئيسي.

أهم حاجة: البضاعة لازم تكون في مخزن المتجر

دي أكتر نقطة بتوقّع الناس، وهي بسيطة جدًا لما تفهمها.

باشكاتب مخزنه مقسوم على مخازن. الصنف عنده إجمالي مخزون (مجموع كل المخازن)، وعنده رصيد في كل مخزن لوحده. المتجر الإلكتروني مابيبصش على الإجمالي خالص — بيبص بس على رصيد الصنف في مخزن المتجر.

يعني لو عندك 500 قطعة كلها في المخزن الرئيسي، ورصيد الصنف في مخزن المتجر صفر:

• شاشة الأصناف هتقولك المخزون الحالي = 500 ✅
• صفحة المنتج على المتجر هتقول نفد المخزون ❌

مفيش غلط في النظام — ببساطة المتجر مالوش بضاعة يبيعها.

المخزن ده بيتعمل لوحده

مش محتاج تعمله ولا تختاره. أول ما متجرك يتجهّز، باشكاتب:

1. بيدوّر على مخزن كوده ONLINE في شركتك.
2. لو ملقاش، بيعمل واحد جديد اسمه Online Store Warehouse بكود ONLINE والموقع Storefront.
3. بيربطه بالمتجر.

هتلاقيه بعد كده في المخزون ← المخازن زي أي مخزن عادي. مش مخزن افتراضي، يعني فواتير البيع العادية بتاعتك مش هتصرف منه إلا لو اخترته بنفسك.

إزاي تحط بضاعة في مخزن المتجر

عندك تلات طرق، كلهم صح، واختار حسب الموقف:

في التلاتة، المهم إنك تختار Online Store Warehouse كمخزن الاستلام.

عشان تتأكد إن البضاعة وصلت، افتح تقرير المخزون حسب المخزن وفلتر على المخزن ده.

دورة حياة الأوردر: الحجز مش الخصم

ده الجزء التاني اللي لازم يكون واضح. الأوردر بيعدي بتلات مراحل، والمخزون بيتحرك في مرحلة واحدة بس منهم.

1. العميل بيعمل أوردر — الكمية بتتحجز

أول ما العميل يخلّص الشيك أوت:

• النظام بيتأكد إن الكمية متاحة.
• بيعمل فاتورة مبيعات مسودة بالأوردر كله.
• بيسجّل حجز بالكمية على مخزن المتجر.

المخزون مانزلش. الرصيد في المخزن زي ما هو بالظبط. اللي حصل إن الكمية دي بقت محجوزة.

المتاح للبيع اللي بيظهر لباقي الزباين بقى:

المتاح = رصيد الصنف في مخزن المتجر − مجموع الكميات المحجوزة

والنتيجة مابتنزلش تحت الصفر أبدًا.

الحجز ده هو اللي بيمنع إنك تبيع نفس القطعة لاتنين في نفس الوقت. عربتين شغالين في نفس اللحظة، أول واحد يعمل أوردر بيحجز، والتاني بيشوف الرصيد ناقص.

2. تأكيد الدفع — لسه المخزون مكانه

لما تضغط تأكيد الدفع على الأوردر، النظام بيسجّل دفعة مخصّصة على فاتورة الأوردر وبيحدّث حالة الدفع.

المخزون لسه ما اتحركش. أوردر مدفوع ≠ أوردر متجهّز.

3. تجهيز الطلب — دلوقتي المخزون بينزل

لما تضغط تجهيز الطلب:

1. فاتورة المبيعات المرتبطة بالأوردر بتتعتمد.
2. الاعتماد ده هو اللي بيخصم الكمية من مخزن المتجر ويسجّل حركة في دفتر المخزون.
3. الحجز بيتقفل ويتحول لحالة "متجهّز".
4. رصيد العميل والقيود المحاسبية بتتحدّث زي أي فاتورة مبيعات معتمدة.

نتيجة مهمة: لو مابتضغطش تجهيز الطلب، مخزونك مش هينزل أبدًا — حتى لو الأوردر مدفوع ومتسلّم. خلي تجهيز الأوردرات جزء من روتينك اليومي.

الإلغاء بيرجّع الكمية

إلغاء الطلب بيفك الحجز فورًا — الكمية بترجع متاحة للبيع — وبيحوّل الفاتورة المرتبطة لـ ملغاة.

الإلغاء مش متاح لو:

• الأوردر حالته مدفوع أو مدفوع جزئيًا.
• الأوردر اتجهّز أو اتسلّم بالفعل.

في الحالتين دول، الطريق الصح هو فاتورة إرجاع على فاتورة المبيعات.

جدول سريع: إيه اللي بيحصل في كل خطوة

المنتج لازم يكون مفعّل ومنشور كمان

المخزون مش الشرط الوحيد. عشان المنتج يبان ويتباع، لازم:

1. الصنف نفسه مفعّل في شاشة الأصناف.
2. المنتج مفعّل في كتالوج المتجر.
3. المنتج منشور في كتالوج المتجر.
4. عنده رصيد في مخزن المتجر.

لو أي واحدة ناقصة، المنتج يا مش هيبان أصلاً يا هيبان بـ نفد المخزون.

الأصناف اللي مش بتتابع مخزون

لو الصنف متظبط على إنه مش بيتابع مخزون (مفتاح في شاشة الصنف)، النظام بيعديه من غير أي فحص كمية ومن غير أي حركة مخزنية. مفيد للخدمات والحاجات اللي مالهاش رصيد، بس معناه كمان إن مفيش حماية من البيع الزيادة عليه.

مشاكل شائعة